Générer un document PDF

Prérequis

Pourquoi générer un document PDF depuis HOP

Dans le cadre de votre communication vous utilisez des documents types : contrat de prestation, convention de partenariat, mandat de prélèvement SEPA...

 HOP vous donne la possibilité de générer tous ces documents en format PDF. Cela vous permet de :

• centraliser vos documents types dans HOP et ainsi retrouver tous les documents rattachés à la même entité (affaire, entreprise...) dans un seul et unique endroit
• personnaliser le contenu de vos communications en fonction de vos contacts, par exemple en intégrant le nom, le prénom, les informations légales de la société, ou toute autre information disponible dans HOP
• obtenir une URL spécifique à chaque document PDF, c'est-à-dire avoir en votre possession un lien PDF unique à chaque document
• pouvoir modifier vos documents mais également mettre à jour automatiquement les informations personnalisées qu'ils pourraient contenir
• garder une uniformité entre tous les documents que vous envoyez à vos clients et autres contacts

Exemple

Pour illustrer notre article, nous souhaitons générer un document PDF intitulé Contrat de prestation de service.

Nous souhaitons le rattacher à la fiche Affaire de chaque affaire signée enregistrée dans notre base de données. 

Sur ce contrat de prestation de service, nous souhaitons faire apparaitre : 

• un en-tête avec le logo de notre société 
• le titre du document
• les informations légales de notre société et celles de l'entreprise destinataire du document
• un scan de la signature du directeur de notre société

Comment générer un document PDF depuis HOP

Une fois le template PDF disponible, aller dans l'entité à laquelle il est rattaché, dans notre exemple il s'agit de l'affaire

Cliquer sur la ligne de l'affaire concernée, dans notre exemple nous souhaitons créer un Contrat de prestation de service pour l'affaire Didier Allain S.A.R.L

Cliquer sur le bouton Générer les documents

Une notification indiquant "1 document a été généré" apparait.

Pour voir et vérifier le document, deux possibilités :   

soit par le bloc Documents générés en cliquant sur URL du document 

soit par le bloc Documents associés à l'affaire en cliquant sur la ligne souhaitée  

Comment envoyer à un client un document PDF généré par HOP 

Nous souhaitons maintenant envoyer le document Contrat de prestation de service de l'affaire Didier Allain S.A.R.L à son dirigeant pour signature.

HOP dispose d'une option pour envoyer votre document pour signature électronique. 

HOP vous permet également d'envoyer ce document dans le cadre d'un envoi d'e-mail classique.