Avoir d'un ou plusieurs documents au format PDF rattachés à une entreprise ou à une affaire. Pour cela, vous avez 2 possibilités :
Aller sur la page où vous avez associé ou généré le document, selon votre cas, la page Entreprise ou page Affaire
Vérifier que les champs du bloc Signataire du contrat sont renseignés :
Si ce n'est pas le cas, cliquer sur le pictogramme près de l'indication Contact
Chercher le contact qui sera signataire du document
Cliquer sur Associer
La couleur du pictogramme "enveloppe" dans le champ E-mail vous permet cette vérification :
Si nécessaire, corriger l'adresse e-mail en cliquant sur le pictogramme Consulter le contact
Votre compte SIGNATURE doit être suffisamment approvisionné pour que l'envoi d'un ou plusieurs documents pour signature soit possible.
Une signature sera débitée par signataire et par session de signature, et ce, quel que soit le nombre de documents à signer envoyés dans une même session. Par exemple, si vous envoyez un contrat et un mandat de prélèvement à un signataire dans le même envoi, il vous sera débité une seule signature pour les deux documents une fois signés. En revanche, si vous envoyez le contrat à signer dans un premier envoi, puis le mandat de prélèvement dans un second envoi, deux signatures seront débitées.
Le compte des signatures est débité lors de l'envoi.
L'abonnement mensuel vous donne droit à une dotation de 10 signatures non reportables le mois suivant. Les signatures achetées sur la boutique HOP sont valables pendant 12 mois. Les signatures acquises par la dotation mensuelle sont utilisées en priorité. Les signatures achetées sur la boutique HOP ne sont utilisées que quand votre dotation mensuelle est épuisée.
Pour vérifier votre solde disponible, aller dans MON COMPTE / Mes comptes
Le compte SIGNATURE s'affiche
Si le solde est insuffisant, cliquer sur Recharger mon compte Signatures
Il est possible de recharger le compte SIGNATURE à tout moment sur la Boutique HOP. En cas de règlement par carte bancaire le compte est immédiatement crédité. En cas de règlement par virement, le compte est crédité lorsque HOP reçoit le virement.
Nous avons généré un document PDF intitulé Contrat de prestation de service.
Pour illustrer notre article, nous souhaitons l'envoyer pour signature à notre client Monsieur Alexandria Bertrand, dirigeant de l'entreprise Didier Allain S.A.R.L :
Le contenu de ce contrat intègre :
Selon votre paramétrage, le contrat ainsi généré est accessible pour envoi depuis la page Entreprise ou la page Contact (ou une autre entité selon l'architecture que vous avez choisie).
Dans notre cas, nous avons fait le choix de rattacher tous les documents en signature électronique à la page Affaire.
Aller sur la fiche de l'Affaire
Cliquer sur Envoyer pour signature
Choisir le document Contrat de prestation de service
Si vous le souhaitez, vous pouvez Ajouter un commentaire dans le mail d'invitation, ce commentaire s'affichera sur le template de mail d'invitation reçu par votre (ou vos) contact(s) signataire(s) et non pas sur le document PDF
Cliquer sur Envoyer pour signature
Le document est envoyé et la session de signature commence.
Après l'envoi, la notification "1 document envoyé pour signature" s'affiche.
Vous retrouvez alors le document envoyé dans la liste des Documents associés à l'affaire, avec le statut "En attente".
Tout au long de la session, le statut du document va évoluer en fonction des étapes et des cas de figure possibles.
Vous êtes informé de l'état du statut du document de deux façons :
Votre client est également informé par des e-mails à chaque changement de statut. Pour le client, l'expéditeur qui apparait est toujours l'initiateur de la session signature.
Le tableau ci-dessous indique les différents états possibles lors d'une session de signature.
Une session de signature dure au maximum 14 jours. Au terme des 14 jours, la session expire.
Vous pourrez renvoyer votre document pour signature en cliquant à nouveau sur le bouton Envoyer pour signature.
Aller dans Documents/ Signature électronique
Cliquer sur la ligne du document correspondant au contact que vous souhaitez relancer
Cliquer sur Envoyer mail de relance
Lorsque le document a été signé, vous recevez un e-mail Session de signature terminée pour vous en informer.
Vous avez alors trois possibilités pour accéder au document signé :
L'attestation de signature est un document d'authentification de la signature effectuée par le contact signataire. Elle est fournie avec le document signé. L'initiateur ainsi que le signataire ont en leur possession cette attestation, une fois la session de signature terminée.
L'attestation apporte une valeur probante à la signature électronique, elle permet de garantir l’identité du signataire et l'intégrité du document signé.
L'attestation est disponible dans l'e-mail de confirmation de signature, reçu par vous et par le(s) signataire(s), en cliquant sur le lien prévu à cet effet.
Pour l'initiateur (vous), elle est également disponible dans Documents / Signatures électroniques.