Intégrer des informations liées au contact dans un template de mail

Sommaire

Prérequis Pourquoi intégrer des informations liées au contact dans un template Comment intégrer des informations liées au contact et à son entreprise dans le texte d'un e-mail Comment intégrer des informations liées aux autres modules (note/tâche/facture) dans le texte d'un e-mail Comment intégrer des informations liées au contact et à son entreprise dans l'objet d'un e-mail

Prérequis

Lire l'article Créer un template de mail dans HOP

Pourquoi intégrer des informations liées au contact dans un template

Introduire des données variables en fonction de votre destinataire dans l'objet et/ou le texte de vos templates de mails vous permet :

d'augmenter la pertinence de vos messages, et donner à chacun de vos destinataires l'impression que la communication lui est spécialement destinée,
d'améliorer ainsi l'expérience client,
et donc valoriser votre image de marque.

Dans HOP, vous disposez de multiples variables possibles, plus généralement toutes les informations liées :

au contact,
à son entreprise,
à une tâche,
à une affaire,
à un document généré dans HOP (devis ou facture par exemple).

Comment intégrer des informations liées au contact et à son entreprise dans le texte d'un e-mail

Pour illustrer cet article reprenons l'exemple du template Événement décembre précédemment créé (Créer un template de mail dans HOP).

Nous souhaitons donc ici ajouter les données variables suivantes dans le texte du template :

Prénom du destinataire
Nom du destinataire
Nom de l'entreprise du destinataire
Date de signature du contrat avec l'entreprise du destinataire

Ces ajouts sont possibles sur la partie Éditer le template, dans le Contenu : texte

Dans notre exemple, nous souhaitons envoyer au début du texte Bonjour + Prénom du contact + Nom du contact

Le résultat attendu sera donc :

Bonjour Élodie Bouchet

Pour cela :

Cliquer à la fin du mot "Bonjour"

Vous récupérerez la barre de menu pour la modification de saisie

Cliquer sur Plus puis Ajouter un tag

Comme le prénom et le nom sont des informations liées au contact,

Cliquer sur Contact

Cliquer sur Prénom

Vous trouverez après Bonjour le tag [contact.prenom] qui sera remplacé par le prénom du destinataire lors de l'envoi du mail.

Placer le curseur après le tag [contact.prenom]

Cliquer sur Plus puis Ajouter un tag

Cliquer sur Nom du contact

Vous trouverez juste après le tag [contact.prenom], un deuxième tag [contact.nom] qui sera remplacé par le nom du destinataire lors de l'envoi du mail.

Intégrer des informations liées à l'entreprise

Dans notre exemple, nous souhaitons également ajouter :

"C’est avec un immense plaisir que nous vous annonçons la tenue de notre évènement annuel qui aura lieu le 23 décembre 2022 à 9 h.
Nom d'entreprise compte parmi nos clients privilégiés depuis date signature contrat."

Le résultat attendu sera :

C’est avec un immense plaisir que nous vous annonçons la tenue de notre évènement annuel qui aura lieu le 23 décembre 2022 à 9 h.
Didier SARL compte parmi nos clients privilégiés depuis le 21.11.2022.

Pour cela :

Placer le curseur au début du paragraphe

Cliquer sur Plus puis Ajouter un tag

Comme le nom de la société et la date de signature du contrat avec cette société sont des informations liées à l'entreprise,

Cliquer sur Entreprise

Cliquer sur Nom de l'entreprise

Vous trouverez au début du paragraphe le tag [organisation.nom] qui sera remplacé par le nom de l'entreprise de votre destinataire lors de l'envoi du mail.

Placer ensuite le curseur à l'endroit où devra apparaitre la date de signature du contrat avec la société du contact

Puis cliquer sur Plus puis Ajouter un tag

Cliquer sur Date signature contrat

Vous trouverez à la fin du paragraphe le tag [organisation.date_signature_contrat] qui sera remplacé par la date de signature du contrat avec l'entreprise de votre destinataire.

Remarque : De façon générale, vous pouvez intégrer des informations sur l'ensemble des données relatives à la fiche contact et à la fiche entreprise.

Comment intégrer des informations liées aux autres modules (note/tâche/facture) dans le texte d'un e-mail

Dans l'exemple illustrant ce paragraphe, nous souhaitons utiliser un template pour envoyer un compte rendu de réunion à notre contact. Ce compte-rendu faisant suite à notre dernier rendez-vous enregistré dans les tâches.

Il existe un champ Compte rendu dans le module Tâche. Ce champ est à remplir après la réalisation de la tâche.

Nous souhaitons alors envoyer le texte suivant à notre contact:

Suite à notre dernier rendez-vous, voici le compte-rendu :

[Compte rendu]

Le résultat attendu sera :

Suite à notre dernier rendez-vous, voici le compte-rendu :

Compréhension du besoin du client
Étude du devis

Pour cela :

Revenir dans la page Éditer le template

Placer le curseur sur une nouvelle ligne après le texte Suite à notre dernier rendez-vous, voici le compte-rendu :

Vous récupérerez la barre de menu pour la modification de saisie

Cliquer sur Plus puis Ajouter un tag

Comme il s'agit d'information liée à la tâche,

Cliquer sur Tâche

Cliquer sur Compte-rendu

Vous trouverez après le texte Suite à notre dernier rendez-vous, voici le compte-rendu : le tag [action.compte_rendu] qui sera remplacé par le contenu du champ compte-rendu lors de l'envoi du mail.