La présence de doublons, c'est à dire la présence d'une information qui se retrouve plusieurs fois dans la base de données, a plusieurs inconvénients.
Un même contact saisi avec des informations différentes, ou avec des erreurs de frappe ou d'orthographe sur certains champs rendra les données concernées difficiles à exploiter.
Ce sera par exemple le cas d'un contact importé dans votre base dont le champ Origine du contact indique Import, si ce contact fait ensuite, par erreur ou inadvertance, l'objet d'une saisie manuelle avec le champ Origine du contact indiquant Bouche-à-oreille. Ce même contact sera alors en doublon dans la base HOP avec une information incohérente sur son origine.
Cela peut entraîner des erreurs lors de l'analyse des données et la prise de décision.
Les doublons occupent de l'espace supplémentaire dans la base de données, ce qui augmente les coûts de stockage, en particulier pour les bases de données volumineuses, et les coûts de maintenance.
Les doublons compliquent toutes les actions sur les contacts (envoi d'e-mail, création de tâches, vérification des données comptables par exemple) car il sera nécessaire d'afficher au préalable tous les doublons pour sélectionner les bons contacts (idem pour enrichir ou mettre à jour les fiches contacts et entreprises).
Ceci est particulièrement vrai sur les champs de calculs (CA généré, Nombre de commandes validées, Top 10 des apporteurs d'affaires ...)
Les doublons peuvent entrainer des résultats incorrects et avoir un impact sur la fiabilité du reporting.
Pour illustrer ce cas, nous allons ajouter un nouveau contact prospect Anastasie Faivre.
Avant de cliquer sur Ajouter un contact, aller sur la barre de recherche
Saisir soit le nom, soit le prénom, soit l'adresse e-mail du contact à ajouter
Sur la liste proposée, vérifier si le contact est déjà présent dans la base HOP
Si le contact est présent, cliquer sur la ligne du contact
Vérifier les données et, si besoin de compléter ou modifier, cliquer sur Modifier
Saisir ou modifier les informations, puis Valider
Si le contact n'existe pas dans la base HOP, cliquer sur Ajouter un contact
Pour illustrer ce cas, nous allons créer une facture concernant le contact Anastasie Faivre.
Sur le puzzle PIÈCE COMPTABLE, cliquer sur Choisir un contact existant
Rechercher le contact par son prénom, son nom, ou par son adresse e-mail
Si le contact est présent dans la base HOP, Associer le contact
Si le contact n'existe pas dans la base HOP, cliquer sur Créer un nouveau contact
Cliquer sur Choisir une entreprise existante
Rechercher le nom de l'entreprise
Si l'entreprise est présente dans la base HOP, Associer l'entreprise
Si l'entreprise n'existe pas dans la base HOP, cliquer sur Créer une nouvelle entreprise
Pour illustrer ce cas, nous allons importer un fichier de contacts.
La première étape consiste à bien préparer son fichier CSV : Préparer un fichier pour un import
Si vous êtes un utilisateur expert et que vous réalisez vous-même vos imports, la procédure à suivre pour le dédoublonnage est la suivante :
Aller sur la page de l'import des contacts
Rapprocher chaque colonne du fichier CSV avec un champ dans HOP
Dans le groupe de Champs de HOP, cliquer sur le cadre E-mail
Activer Champ de dédoublonnage ou de rapprochement (cette action évite alors qu'un nouveau contact soit créé si son adresse e-mail existe déjà dans la base HOP)
Nous recommandons de choisir l'e-mail comme champ de dédoublonnage, car chaque adresse mail est unique. Il est toutefois techniquement possible de choisir un autre champ comme clé de dédoublonnage.
Si vous n'êtes pas un utilisateur expert, nous pouvons réaliser une prestation d'import de fichier. Pour cela, contacter hello@hopcrm.com
Remarque :
Dans le cadre d'une campagne marketing, HOP gère automatiquement les doublons de façon à ce que vos contacts ne reçoivent qu'une seule fois vos communications (e-mail ou SMS).