La facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique dans les conditions légales en vigueur. Elle doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier et doit également être archivée pendant 10 ans.
Une facture imprimée puis numérisée au moment de son émission, pour être envoyée et réceptionnée par messagerie électronique, traitée et archivée par voie dématérialisée, n’est pas une facture électronique. On parle de facture dématérialisée.
Bien que l’obligation de la facturation électronique n’intervienne qu’à compter de 2024, il est vivement recommandé de l’utiliser dès à présent, car elle offre plusieurs avantages :
Pour être conforme aux yeux de la loi, une facture électronique doit répondre à certains critères :
Dans Pièces comptables / Ajouter une pièce comptable
Sur la vue pour associer la pièce avec un contact et une entreprise, vous avez deux possiblilités :
CHOIX n°1 : si le contact et l'entreprise sont déjà enregistrés dans HOP :
Cliquer sur Choisir un contact existant
Saisir le nom ou le prénom du contact dans le champ Rechercher, sélectionner le bon contact puis cliquer sur Associer
Cliquer ensuite sur Choisir une entreprise existante
Saisir le nom de l'entreprise dans le champ Rechercher puis cliquer sur Associer
CHOIX n°2 : si le contact et l'entreprise ne sont pas enregistrés dans HOP :
Cliquer directement sur Continuer et créer la pièce
Attention : si le contact et l'entreprise qui apparaissent sur la pièce ne sont pas ceux que vous souhaitez associer à cette facture
Selon le cas de figure, cliquer sur Choisir un contact existant ou Créer un nouveau contact
Selon le cas de figure, cliquer sur Choisir une entreprise existante ou Créer une nouvelle entreprise
Renseigner les champs suivants :
Remarques :
Dans le bloc Pièce :
S'il s'agit d'un Nouveau contact
Saisir les champs dans le bloc Contact facturation
Si le contact a déjà été défini
Les informations du contact s'affichent automatiquement dans le bloc Contact facturation
S'il s'agit d'une Nouvelle entreprise
Saisir les champs dans le bloc Entreprise
Si l'entreprise a déjà été définie
Les informations de l'entreprise s'affichent automatiquement sur le bloc Entreprise
Si les informations liées à l'Entreprise sont identiques aux informations de facturation
Cliquer sur Copier l'adresse de l'entreprise
Si les informations de la facturation sont différentes :
Renseigner les champs correspondants
Cliquer sur Valider (à ce stade seule l'en-tête de la facture est validée)
Une ligne de facture désigne la partie d'une facture qui recueille un produit ou service vendu, ainsi que sa description précise et son prix.
Pour chaque ligne :
Cliquer sur Ajouter une ligne
Si le produit ou service est enregistré dans HOP, sélectionnez-le dans Produit ou service
Si le produit ou service n'est pas enregistré dans HOP, saisir le produit ou service dans Libellé
Si besoin, saisir le Détail
Saisir ensuite les Éléments financiers :
Le Montant HT
Le Taux de TVA est affiché à 20% par défaut, cette donnée est modifiable si besoin
Le champ Montant TTC se calcule automatiquement en fonction du Montant HT et du Taux de TVA
Pour finir la ligne, saisir la Quantité
Attention : la valeur de ce champ doit toujours être positive.
Le champ Total HT se calcule alors automatiquement en fonction de la quantité saisie.
Puis Valider
Vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaire en cliquant sur Ajouter une ligne
En revenant sur le bloc Pièce comptable, vous verrez que les champs Montant HT, Montant TTC et Solde se mettent à jour automatiquement en fonction des éléments saisis pour chacune des lignes.
Cliquer sur Aperçu
Remarques :
Sur l'aperçu PDF, figure la mention Document provisoire, celle-ci est obligatoire tant que le document n'est pas validé.
Ce document provisoire prend un numéro de facture provisoire, ce numéro reste provisoire tant que la facture n'est pas validée.
À ce stade, la facture est toujours au statut de brouillon. Si vous souhaitez apporter des modifications, il vous suffit de revenir sur la fiche facture, et sur les éléments ou les lignes à corriger.
Il est vivement recommandé de conserver votre facture à l'état de brouillon tant qu'elle n'est pas figée et de bien la vérifier en détails avant de la valider.
En effet, la loi anti-fraude à la TVA de 2018 oblige les logiciels de facturation et de caisse à garantir l’inaltérabilité des opérations enregistrées. Il n’est ainsi plus possible de modifier une facture validée ni de la supprimer.
L’administration fiscale doit pouvoir, en cas de contrôle :
En cas d'erreur sur une facture validée, il convient donc de créer un avoir d’annulation de la même somme que la facture initiale puis de créer une nouvelle facture rectificative. Dans HOP, il vous suffit de suivre la procédure Annuler une facture.
Dans la pratique, certaines fautes sont toutefois considérées comme acceptables et ne nécessitent pas d’éditer un nouveau document rectificatif. Il s’agit en général d’erreurs qui n’impactent pas votre comptabilité ni celle de votre client (voir paragraphe 5 ci-après).
Cliquer sur Valider la facture
La facture et son numéro sont alors validés.
Pour voir la facture, cliquer sur Voir le PDF
Seuls les champs suivants sont modifiables :
La Date de la pièce
La Date d'échéance
Les Notes publiques
Le Prénom et Nom
L'E-mail
Le Téléphone
Actualiser la facture est indispensable si vous avez modifié un des champs ci-dessus, pour cela :
Cliquer sur le bouton 3 points
Cliquer sur Actualiser le PDF
