Si l'envoi de mail se fait depuis HOP à partir d'un template, vous devez insérer un bouton ou un texte cliquable sur lequel vous indiquez l'URL du fichier que votre destinataire pourra télécharger.
Si vous devez communiquer plusieurs documents dans un même envoi, il faudra autant de boutons ou de textes cliquables que de documents.
Nous recommandons cette méthode, car elle convient à tous les types de documents, quelle que soit leur taille et à tous les types de mail, qu'il s'agisse d'un mail individuel ou d'un envoi groupé dans le cadre d'une campagne e-mail.
Vous pouvez retrouver comment intégrer un bouton cliquable ou un texte cliquable dans l'article Comment intégrer des documents dans un envoi de mail
Dans ce cas, vous avez deux possibilités :
Les serveurs de messagerie et les clients de messagerie ont mis en place des filtres pour détecter et bloquer certains types de pièces jointes potentiellement dangereuses. Ne pas insérer des pièces jointes dans les envois de mails aide à réduire les risques associés à de tels contenus.
Dans le cas où la taille de la pièce jointe est volumineuse, elle peut rapidement devenir un problème en termes de bande passante, de stockage et de ressources nécessaires pour les serveurs de messageries. De plus, toutes les messageries limitent la taille des fichiers envoyés en pièces jointes (par exemple taille maximum de 25 Mo pour Gmail).
Il arrive que la pièce jointe ait un format de fichier spécifique. Certains formats peuvent ne pas être pris en charge par le destinataire ou être susceptibles d'être bloqués par les filtres de sécurité du fournisseur de messagerie.
Les pièces jointes peuvent être porteuses de virus, de logiciels malveillants ou de liens vers des sites Web dangereux.
Des services de messagerie ont des politiques spécifiques concernant les pièces jointes dans les e-mails. Ces politiques (limiter la taille maximale des pièces jointes ou interdire complètement leur inclusion)
Envoyer les documents sous-forme de pièce jointe ne donne pas la possibilité de savoir si le destinataire a ouvert le document envoyé en pièce jointe.
Les pièces jointes peuvent poser des problèmes aux destinataires (surcharge de leur boîte de réception, ralentir leur client de messagerie ou même entraîner des problèmes de stockage sur leurs appareils). Envoyer un mail sans pièce jointe permet une expérience utilisateur plus fluide et évite ces problèmes potentiels.