Organiser une vidéoconférence

Objectif

Cette fonctionnalité de HOP vous permet d'organiser une réunion à distance sur la plateforme de votre choix, avec un ou plusieurs contacts, et de générer un e-mail automatique d'invitation.

Pourquoi organiser une vidéoconférence depuis HOP 

De nombreux avantages :

• envoi automatique d'un e-mail d'invitation contenant le lien de la vidéoconférence (avec alerte possible lorsque le mail est reçu et lorsque le lien est cliqué)
• création automatique d'une tâche dans HOP avec la date et l'heure du rendez-vous
• intégration automatique du rendez-vous sur votre agenda Google, Outlook ...
• intégration automatique du rendez-vous sur votre agenda HOP
• notification d'alerte automatique visible sur HOP 5 mn avant le début de la vidéoconférence
• possibilité de sélectionner la durée du rendez-vous
• possibilité de choisir votre plateforme de vidéoconférence (Google Meet, Zoom, Teams ...)

Paramétrage préalable (à faire une seule fois avant d'organiser votre première vidéoconférence) 

Aller sur la plateforme de votre choix (Google Meet, Zoom, Teams ...) ; dans l'exemple illustrant cet article, nous souhaitons utiliser la plateforme Google Meet (les procédures sont similaires d'une plateforme à une autre).

Cliquer sur Nouvelle réunion

Une fois dans la réunion, copier le lien URL de cette nouvelle réunion (Ctrl C)

Dans HOP, aller dans RÉGLAGES / Mes préférences

Dans Réglages disponibles, cliquer sur Vidéoconférence / Activer la vidéoconférence dans mon menu

Coller le lien préalablement copié dans le presse-papier dans le champ Lien de votre réunion (Ctrl V)

Enregistrer

À noter : Cette manipulation est à faire une seule et unique fois par chaque utilisateur de HOP qui souhaite organiser des vidéoconférences.

Comment organiser une vidéoconférence depuis HOP

Dans la barre de menu, cliquer sur le pictogramme ORGANISER UNE VIDÉOCONFÉRENCE

Le Template Invitation vidéoconférence est proposé par défaut.

Ce template se trouve dans la liste des templates de mails, dans la catégorie Vidéoconférence. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le design de ce template.

 

L'Expéditeur, l'Organisateur et l'Objet sont affichés par défaut. Ils sont modifiables si besoin.

Dans le champ de recherche Nom ou adresse des invités, saisir soit le nom, soit le prénom, soit l'adresse e-mail de votre premier destinataire

Sélectionner le destinataire parmi la liste des contacts

Une fois le destinataire sélectionné, il s'affiche dans le bloc au-dessous.

Pour ajouter d'autres destinataires, il suffit de répéter cette opération autant de fois que nécessaire.

Définir les Date et heure du rendez-vous, ainsi que la Durée prévue.

À noter : ceci ne concerne que la durée du rendez-vous qui sera enregistré dans vos agendas, il n'y aura aucun impact sur la durée maximale de la vidéoconférence qui dépend de votre plateforme.

Compléter l'Ordre du jour

 

Activer ou désactiver ensuite, si vous le souhaitez, les options suivantes :

• Me notifier quand le mail est ouvert
• Me notifier quand le mail est cliqué
• Envoyer un rappel aux invités

Remarque : Si vous activez Envoyez un rappel aux invités, deux templates seront envoyés chez votre destinataire : Invitation J-1 et Invitation H-1 (ces templates sont disponibles dans la liste des templates de mails dans la catégorie Vidéoconférence).

Pour finir, cliquer sur Créer la conférence et envoyer les invitations

La vidéoconférence est maintenant créée.

Pour l'organisateur

Le lien est disponible :

• en cliquant sur les rendez-vous automatiquement créés dans les agendas HOP (et Google le cas échéant)
• sur la tâche automatiquement créée dans HOP, dont le statut apparait alors par défaut "En attente"
• sur la note automatiquement créée dans HOP avec l'envoi du mail d'invitation

Le jour de la vidéoconférence, 5 minutes avant l'heure du rendez-vous, l'organisateur reçoit une alerte visible depuis le pictogramme des notifications dans HOP.

Pour accéder à la vidéoconférence, l'organisateur devra cliquer sur le lien depuis l'un de ses agendas, ou depuis la tâche, ou depuis

la note correspondante.

Pour le (ou les) destinataire(s)

Chacun reçoit l'e-mail d'invitation vidéoconférence mentionnant : la date, l'heure, la durée de la vidéoconférence, l'ordre du jour, la liste des invités et le lien de la vidéoconférence sur lequel il suffira de cliquer au moment du rendez-vous pour rejoindre la vidéoconférence.

Après la vidéoconférence

Il est possible de :

• mettre à jour le statut de la tâche associée (en modifiant le statut par "Terminé") 
• saisir un compte-rendu dans le champ prévu à cet effet, et ainsi conserver ces indications avec la tâche concernée
• si nécessaire, créer une ou plusieurs nouvelle(s) actions(s) : vidéoconférence(s) ou nouvelle(s) tâche(s) 
• associer des documents (supports échangés pendant la séance)

L'historique de toutes les vidéoconférences organisées avec un contact est consultable depuis sa fiche contact, dans l'historique des tâches associées au contact.

Connexion d'une plateforme de prise de rendez-vous

Il est possible d'organiser une vidéoconférence en proposant à votre destinataire la possibilité de choisir lui-même le créneau du rendez-vous sur votre plateforme de rendez-vous en ligne (Youcanbook, Calendly…). 

Pour cela, il suffit commander la prestation suivante :

Connexion d'une plateforme de prise de rendez-vous