Comment exporter des données

Prérequis

L'export de données : définition

L'export de données est une opération qui consiste à extraire des données saisies et enregistrées dans HOP pour les transférer dans un fichier au format CSV, fichier que vous pouvez ensuite facilement ouvrir et exploiter avec Numbers (pour Mac) ou Excel (pour Windows).

Les données de HOP qui peuvent être exportées

L'export est possible pour toutes les données contenues dans HOP, qu'elles soient relatives à vos contacts, aux entreprises, à vos factures, vos notes, vos tâches, vos produits et services ou encore à vos affaires.

Les seules informations qui ne peuvent pas être exportées depuis HOP sont : 

• les échanges de conversations (le contenu des e-mails et des SMS envoyés depuis HOP)
• les templates de mail et de SMS 

Comment exporter des données

Il faut avant tout définir quelles données vous souhaitez exporter.
Dans notre exemple, nous souhaitons exporter des données relatives aux contacts.

Si vous souhaitez exporter un ensemble spécifique de données relatives à une entité

Dans notre exemple, nous souhaitons exporter uniquement les contacts qui ont une fonction de chef de projet parmi tous les contacts enregistrés dans notre base de données HOP.

Première étape : créer le groupe correspondant.

Pour cela, vous pouvez consulter les articles : Créer un groupe de contacts - Niveau 1 et Créer un groupe de contacts - Niveau 2

Dans notre cas, nous disposons déjà d'un groupe qui répond aux critères souhaités. Il apparait dans notre liste de groupes de contacts, il s'agit du groupe : Chefs de projet. 

Avant de procéder à l'export, assurez-vous que le nom du groupe ne contient pas de caractères spéciaux : , ; -

Deuxième étape : exporter ce groupe

Ouvrir le groupe à exporter

Cliquer sur l'onglet Exporter

Confirmer l'adresse e-mail sur laquelle vous souhaitez recevoir le lien vers le fichier contenant les données exportées (vous pouvez indiquer plusieurs adresses)

Sur le bloc Options, vous avez la possibilité d'exporter ou non, des champs techniques qui s'associent aux champs déjà programmés à être exporté.

Pour cela, activez les champs que vous souhaiteriez exporter

Cliquer sur Confirmer l'export de 4 adresses (ici le nombre 4 fait référence au nombre de lignes contenues dans le fichier exporté)

Un e-mail du Service Client HOP est alors envoyé, il contient un lien de téléchargement vers le fichier.

Remarque : Vous pouvez également cliquer directement sur Télécharger le fichier maintenant .

Vous obtenez un fichier CSV recensant tous vos contacts pour lesquels la fonction renseignée dans HOP est Chef de projet.

Si vous souhaitez exporter l'ensemble des données relatives à une entité

Dans ce cas, il est inutile de passer par la création d'un groupe. 

Dans notre exemple, nous souhaitons maintenant exporter les données relatives à tous nos contacts, pour cela :

Aller dans l'entité CONTACTS

Cliquer sur Exporter les contacts.

Confirmer l'adresse e-mail sur laquelle vous souhaitez recevoir le lien vers le fichier des données exportées

Sur le bloc Options, vous avez la possibilité d'exporter ou non, des champs techniques qui s'associent aux champs déjà programmés à être exporté.

Pour cela, activez les champs que vous souhaiteriez exporter

Cliquer sur Confirmer l'export de 10 adresses (le nombre fait référence au nombre de lignes du fichier exporté)

Le fichier ainsi obtenu contient tous vos contacts enregistrés dans HOP.

Remarques :

• Le titre du document a le même nom que le titre du groupe (dans nos exemples : "Chefs de projet" et "Tous les contacts")
• Chaque champ disponible dans la vue du contact est repris dans une colonne mais il est également possible de sélectionner les champs que vous souhaitez exporter, pour cela lire l'article Configurer la vue export des données
• Le fichier affiche aussi des colonnes Clé_API et Clé_id, vous pouvez bien entendu les supprimer colonnes